Dienstreise buchen im öffentlichen Sektor
Neben Unternehmen aller Art können Behörden, öffentliche Einrichtungen und Universitäten ihre Geschäftsreisen bei uns buchen.
Wir betreuen zahlreiche Reisende aus dem öffentlichen Sektor in ganz Deutschland.
Dienstreisen ohne Kreditkarte: So vereinfacht sich die Buchung
Wer als Behörde, Universität oder öffentliche Einrichtung eine Dienstreise plant, stößt bei der Direktbuchung schnell auf ein Hindernis. Airlines, die Deutsche Bahn, Hotels und Mietwagenanbieter verlangen bei der Buchung häufig eine Kreditkarte als Zahlungsmittel. Viele Dienststellen verfügen jedoch nicht über Kreditkarten für Reisen, oder die Nutzung ist intern nicht vorgesehen.
Die Folge sind Umwege. Reisende legen Geld aus, nutzen private Karten oder warten auf Ausnahmegenehmigungen. Die Kostenerstattung verzögert sich, und die Sachbearbeitung muss jeden Beleg einzeln prüfen und zuordnen.
Buchung auf Rechnung über unser Geschäftsreisebüro
Bei unserem Geschäftsreisebüro können Sie Dienstreisen auf Rechnung buchen. Wir übernehmen Flüge, Bahnfahrten, Hotelübernachtungen und Mietwagen für Ihre Reisenden. Die Zahlung erfolgt nicht per Kreditkarte, sondern per Überweisung.
Die Einrichtung erhält von uns eine Rechnung zur Überweisung. Ein spezieller Vertrag ist dafür nicht notwendig. Sie benötigen also keine Kreditkarte für Ihre Mitarbeitenden und keine gesonderte Vereinbarung, um die Buchung abzuwickeln.
So läuft eine Dienstreise-Buchung ab
- Anfrage: Sie teilen uns Reisezeitraum, Strecke, Reisende und gegebenenfalls die Kostenstelle mit.
- Angebot: Wir prüfen Verfügbarkeiten und Tarife und schlagen passende Optionen vor.
- Buchung: Nach Ihrer Freigabe buchen wir die Leistungen für die Reisenden.
- Reiseunterlagen: Tickets, Buchungsbestätigungen und Belege gehen an die Reisenden.
- Rechnung: Ihre Einrichtung erhält eine Rechnung und überweist den Betrag.
Vorteile für öffentliche Einrichtungen
- Keine Kreditkarte für Reisende: Mitarbeitende müssen keine Zahlungsmittel vorstrecken. Auch die Nutzung privater Karten entfällt. Das entlastet die Reisenden und vermeidet Diskussionen über Ausnahmen.
- Keine Vorauslagen für Reiseleistungen: Da die Einrichtung nach Rechnung zahlt, binden Dienstreisen keine privaten Mittel. Erstattungsverfahren über Auslagen fallen weg, zumindest für die Reiseleistungen selber.
- Übersichtliche Abrechnung: Die Rechnung führt die gebuchten Leistungen auf. Sie können diese direkt den Reisen und Kostenstellen zuordnen und in Ihre Buchhaltung übernehmen.
- Kein gesonderter Vertrag: Die Zusammenarbeit setzt keinen eigenen Rahmenvertrag voraus. Das vereinfacht die Einführung, besonders für Stellen, die nur gelegentlich Dienstreisen buchen.
- Entlastung der Sachbearbeitung: Die Buchung läuft zentral über einen Ansprechpartner. Die Sachbearbeitung spart Zeit bei Abstimmungen, Nachbuchungen und Belegprüfungen.
Dienstreisen sauber planen und abrechnen
Für Dienstreisen gelten die Reisekostenregelungen des Bundes oder des jeweiligen Landes sowie hauseigene Richtlinien. Wer die Genehmigung vor der Buchung einholt und Verkehrsmittel sowie Unterkünfte wirtschaftlich auswählt, schafft eine saubere Grundlage für die spätere Abrechnung.
Wir berücksichtigen Ihre Vorgaben bei der Buchung, etwa zu Reiseklassen, Buchungszeiten oder Hotelkategorien. Teilen Sie uns diese Regeln mit, bevor Sie die erste Anfrage stellen. So vermeiden wir nachträgliche Änderungen und Rückfragen.
Häufige Fragen zur Buchung
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