Kostenübernahme Hotel für Firmenkunden

Geschäftsreisen effizient und unkompliziert abrechnen: Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für die Hotelkostenübernahme und -abrechnung. Profitieren Sie von unserem Know-how, vermeiden Sie aufwendige Einzelabrechnungen und verlassen Sie sich auf eine reibungslose Abwicklung.

Übersicht der verschiedenen Abrechnungsmöglichkeiten:

a) Der Reisende zahlt vor Ort:

Mit einer Firmenkreditkarte ist die Abrechnung meist unkompliziert, sofern der Mitarbeiter eine korrekte, auf das Unternehmen ausgestellte Rechnung erhält.

Aber:

• Probleme entstehen, wenn z.B. das Check-Out digital erfolgt und keine ordentliche Rechnung bereitgestellt wird.
• Nicht alle Mitarbeiter verfügen über eine Firmenkreditkarte, was die Abwicklung erschwert. Die Vorbezahlung aus eigener Tasche stößt oft auf Widerstand und macht die interne Abrechnung aufwendig.
• Bucht man z.B. für einen Gast oder Dozenten, so möchte man diesem die Vorauslage der Hotelkosten meist nicht zumuten.

b) Abrechnung direkt über das Unternehmen:

Grundsätzlich kann man als Unternehmen das Hotel bitten die Rechnung über das Unternehmen abzurechnen.

Aber:

• Viele Hotels, besonders im Ausland, stellen ungern oder gar keine Rechnungen an ihnen unbekannte Unternehmen aus.
• Eine Kostenübernahmeerklärung und oft eine Kreditkartennummer sind erforderlich. Die Übermittlung muss dabei sicher PCI/DSS zertifiziert erfolgen (z.B. nicht per E-Mail).
• Häufige Kommunikationsprobleme im Hotel führen dazu, dass der Reisende dennoch zur Zahlung vor Ort aufgefordert wird. Doppelzahlungen sind an der Tagesordnung.
• Die Buchhaltung wird durch viele Einzelrechnungen verschiedener Hotels zusätzlich belastet.