Geschäftsreise planen: Checkliste für eine reibungslose Organisation

Viele Länder verlangen zusätzlich, dass der Pass bei Einreise noch mindestens sechs Monate gültig ist, andere fordern eine Restgültigkeit über das Rückreisedatum hinaus. Prüfen Sie das Ablaufdatum deshalb, bevor Sie die Geschäftsreise buchen. 

Wenn Sie einen neuen Reisepass beantragen müssen: Achten Sie auf die Bearbeitungszeiten, beantragen Sie ggfls. eine schnellere Bearbeitung. Vorläufige Reisepässe werden nicht von allen Ländern anerkannt.

Die aktuellen Anforderungen des Ziellandes finden Sie in den Länderinformationen des Auswärtigen Amts oder auf unserer Webseite: www.reisebuero-frenzen.de/einreisebestimmungen.

Ein Beispiel ist die britische ETA (Electronic Travel Authorisation). Seit dem 2. April 2025 benötigen auch Reisende mit EU-Staatsangehörigkeit eine ETA für die Einreise nach Großbritannien. Aber auch zahlreiche andere Länder wie die USA oder Kanada besitzen ähnliche Vorgaben.

Geschäftsreise oder Arbeit? Ein kleiner, aber wichtiger Unterschied.

So deckt z.B. die US-amerikanische ESTA Geschäftsreisen ab, aber keine Arbeitsaufnahme. Für letztere wird ein Visum benötigt. Besucht man also einen Geschäftspartner oder hat man eine Werkzeugkiste dabei? Dies kann mitunter eine sehr schmale Gratwanderung sein.

Reisemedizinische Beratungsstellen und das Auswärtige Amt geben dazu Auskunft. Vorab können Sie sich auch auf unserer Webseite https://www.reisebuero-frenzen.de/einreisebestimmungen informieren.

Prüfen Sie zudem, ob Ihre gesetzliche oder private Krankenversicherung im Ausland greift. Die Europäische Krankenversicherungskarte gilt nur in bestimmten Staaten und ersetzt keine Auslandskrankenversicherung.

Wir handhaben das in unserem Unternehmen genauso: Haben wir mit einem Neukunden einen Vorstellungstermin irgendwo in der Republik, so nutzen wir die Gelegenheit auch unsere Bestandskunden im gleichen Bundesland, Region oder auf der Strecke liegend zu besuchen wenn es terminlich passt. 

So gewinnt die Geschäftsreise an Wert, und wir sammeln Erfahrungen und wichtige Erkenntnisse.

Kontaktieren Sie uns für Ihre Reise: Wir planen auch komplexe Geschäftsreisen und Anforderungen.

Im Hotelbereich empfehlen sich grundsätzlich flexible Übernachtungsraten, die sich bis kurz vor Abreise kostenfrei stornieren lassen.

Im Flugbereich sind vollflexible Tarife jedoch meist sehr hochpreisig. Zwischenlösung sind Tarife, die sich - zumindest gegen Gebühr - umbuchen lassen. In allen Fällen gilt: Wir beraten Sie bei der Buchung und stimmen das mit Ihnen ab.

Hinterlegen Sie Notfallkontakte, die Adresse der Botschaft und die Hotline Ihrer Versicherung offline auf dem Smartphone und zusätzlich als Papierkopie im Gepäck.

Je nach Tarif umfasst sie außerdem Reiseabbruch, Gepäckverlust und medizinische Notfälle. Achten Sie auf die anerkannten Stornogründe, die Höchstsummen und mögliche Wartefristen. Einen Überblick über Angebote und Leistungen finden Sie auf der Unterseite Geschäftsreise-Versicherung

Während der Reise gilt: Öffentliche WLAN-Netze sollte man nur über eine gesicherte VPN-Verbindung nutzen und USB-Ladestationen in Flughäfen oder Hotels meiden, da sie zur Datenübertragung missbraucht werden können ("Juice Jacking"). Einige Länder schränken die Nutzung von VPN-Diensten ein. In China ist beispielsweise der Einsatz nicht zugelassener Dienste untersagt, und Verstöße können Probleme bei der Einreise oder Kontrolle verursachen. Prüfen Sie daher vorab die landesspezifischen Vorschriften und klären Sie mit der IT-Abteilung, welche Lösungen zulässig sind. Ein Blick auf Exportkontrollbestimmungen ist ebenfalls sinnvoll, wenn technische Daten, Software oder Verschlüsselungstechnik ins Ausland gelangen.

Falls eine Karte gesperrt wird, abgelehnt oder verloren geht, bleibt so eine Ausweichmöglichkeit. Klären Sie mit Ihrer Bank vor der Abreise ob das Reiseland für die Zahlung freigeschaltet ist (dies geht häufig auch online), damit die Karte nicht aus Sicherheitsgründen gesperrt wird. Notieren Sie außerdem die Sperrnummern getrennt von den Karten, etwa auf einem Zettel oder digital im Notfallordner.

Bei Zahlungen im Ausland gibt es mehrere Fallen. Wird beim Bezahlen gefragt, ob in Euro oder in der Landeswährung abgerechnet werden soll, ist in der Regel die Landeswährung der bessere Kurs. Die Umrechnung durch den Händler ist meist teurer als die der eigenen Bank.

Für die Anmietung eines Mietwagens ist eine Kreditkarte in den allermeisten Fällen erforderlich - auch wenn der Mietwagen über uns abgerechnet wird und wir die Kosten Ihrem Unternehmen in Rechnung stellen. Der Vermieter verlangt sie in der Regel auf den Namen des Hauptfahrers und blockiert darauf eine Kaution. Viele Anbieter akzeptieren Debitkarten nicht oder nur unter zusätzlichen Auflagen.

Wenn Sie Ihre Geschäftsreise planen so empfehlen wir diese möglichen Faktoren mit einzukalkulieren, das vermeidet Stress und verpasste Termine. 

Auch die Wegzeiten zwischen Flughafen, Hotel und Kundenstandort werden häufig unterschätzt. Routenplaner wie Google Maps zeigen Fahrzeiten meist auf Basis typischer Verkehrsdaten oder einer freien Strecke an. Im realen Verkehr können Berufsverkehr, Baustellen, Unfälle, Wetter oder Veranstaltungen die Fahrt deutlich verlängern. Planen Sie daher nicht mit der kürzesten angezeigten Zeit, sondern mit einem Puffer, der die Stoßzeiten des Ziellandes berücksichtigt.

Besonders kritisch: Die Mindestübergangszeiten beim Umsteige-Flugverbindungen

Fluggesellschaften bieten Umsteigeverbindungen häufig mit knappen Übergangszeiten an. Hintergrund: Je kürzer die Gesamtflugdauer, desto "weiter oben" sichtbar erscheint ein Flug in einer Buchungsmaschine oder Reservierungssystem. In der Praxis kann das aber Stress bedeuten - dies kann jeder unterstreichen, der z.B. einmal versucht hat innerhalb einer Stunde in London Heathrow umzusteigen. Wir empfehlen daher eher großzügige Umsteigezeiten, damit es gar nicht erst zu kritischen Situationen kommt.