Abrechnung von Geschäftsreisen

Wir schaffen Klarheit bei der Abrechnung von Reiseleistungen: Kein Buchhaltungschaos mehr bei der Abrechnungen von Flügen, Hotels, Mietwagen und Bahnfahrkarten.

Die Abrechnung von Reiseleistungen gehört zu den häufigsten Themen, bei denen wir um Unterstützung gebeten werden – und ist zugleich einer der Bereiche, der Buchhaltung und Controlling oft „graue Haare“ bereitet. Besonders die Buchung von Flügen, wenn keine Firmenkreditkarte vorhanden ist, stellt eine Herausforderung dar.

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Abrechnung von Reiseleistungen. Die Reisekostenabrechnung haben wir separat behandelt.

Im Alltag begegnen uns dabei immer wieder folgende typische Herausforderungen:

• Auf der Kreditkartenabrechnung erscheinen Abbuchungen für Flüge oder Bahnfahrkarten, aber die Belege fehlen.

• Es wurden z. B. innerdeutsche Flüge oder Bahntickets gebucht, jedoch ohne separat ausgewiesene Mehrwertsteuer – ein Vorsteuerabzug ist damit nicht möglich.

• Reisende erhalten eine Hotelkostenerstattung, können aber keine buchhalterisch verwertbare Hotelrechnung vorlegen.

• Es fehlt ein durchgängiger, transparenter Prozess, der Nachvollziehbarkeit sicherstellt.

Für diese und viele weitere Fragestellungen bieten wir praxistaugliche Lösungen an.

Reiseleistungen über uns auf Rechnung beziehen: einfach und übersichtlich

Eine besonders einfache und saubere Lösung besteht darin, alle Reiseleistungen direkt über uns auf Rechnung zu beziehen und per Lastschrift zu zahlen.

Der/die Mitarbeitende bucht Flug, Hotel, Bahnticket oder Mietwagen über uns, und Sie erhalten pro Reise eine vollständige, buchhalterisch korrekte Rechnung. Bei Rückfragen steht Ihnen jederzeit ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Natürlich können wir die Rechnungen Ihren internen Strukturen entsprechend zuordnen, z. B. nach Personalnummer, Kostenstelle oder Projektnummer.

Vorteile:

• Maximale Transparenz und buchhalterisch einwandfreie Belege

• Ideal für Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Rechnungsadressen (z. B. Holdings, Universitäten)

Nachteile:

• Verwaltungsaufwand bei sehr hoher Anzahl von Reisebuchungen

• Für die Weiterbelastung von Hotel- und Mietwagenrechnungen fällt eine zusätzliche Servicegebühr an

Dieses Modell bieten wir Unternehmen mit Kapitalgesellschafts-Rechtsform und einem Creditreform-Bonitätsindex < 300 sowie öffentlichen Einrichtungen und Institutionen an. Einzelunternehmen können wir diese Möglichkeit leider nicht einrichten.

Abrechnung über Kreditkarten: der Standard – mit Unterschieden

Am häufigsten werden Reiseleistungen über Kreditkarten abgerechnet. Dabei ist zu unterscheiden zwischen:

• klassischen Kreditkarten wie Mastercard oder VISA

• spezialisierten Corporate-Cards bzw. Abrechnungssystemen wie American Express Corporate oder AirPlus (Marktführer in Deutschland)

Während Mastercard und VISA meist nur wenige relevante Buchungsdaten in die Abrechnungen liefern und somit die Buchhaltung kaum entlasten, bietet AirPlus deutlich mehr Transparenz. Nahezu alle Reiseleistungen – Flug, Bahn, Hotels (über unser Hotelportal) sowie große Mietwagenanbieter – können über AirPlus abgerechnet werden.

Vorteile:

• Übersichtlich aufbereitete Abrechnungen im festen Rhythmus (z. B. alle 14 Tage) inklusive relevanter Reisedaten wie Strecken, Datum, Reisender

• Erfassung interner Informationen wie Kostenstellen direkt bei der Buchung

• Datenexport in allen gängigen Formaten, z. B. für den Import in SAP

• Mehrwertsteuerausweis (wo möglich) direkt auf der AirPlus-Abrechnung

• Zu jeder Buchung erhalten Sie von uns zusätzlich einen Beleg zur einfachen Zuordnung

Nachteile:

• Bei Unternehmen mit vielen verschiedenen Rechnungsstellen (z. B. Holdings) kann die Einrichtung komplex werden, da für jede Gesellschaft eine eigene AirPlus-Karte benötigt wird

• Viele Unternehmen und behördliche Einrichtung können aus buchhalterischen Gründen keine Firmenkreditkarte einsetzen. Hier kommt dann unsere Rechnungs-Lösung zum Einsatz

  
  

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