Hotel-Kostenübernahme für Firmenkunden

Geschäftsreisen effizient und unkompliziert abrechnen: Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für die Hotelkostenübernahme und -abrechnung. Profitieren Sie von unserem Know-how, vermeiden Sie aufwendige Einzelabrechnungen und verlassen Sie sich auf eine reibungslose Abwicklung, damit Sie und Ihre Mitarbeiter sich ganz auf das Wesentliche konzentrieren können.

Hier eine Übersicht der verschiedenen Abrechnungsmöglichkeiten:

a) Der Reisende zahlt vor Ort:

• Mit einer Firmenkreditkarte ist die Abrechnung meist unkompliziert, sofern der Mitarbeiter eine korrekte, auf das Unternehmen ausgestellte Rechnung erhält.
• Probleme entstehen, wenn das Check-Out digital erfolgt und die Rechnung nicht zuverlässig bereitgestellt wird.
• Nicht alle Mitarbeiter verfügen über eine Firmenkreditkarte, was die Abwicklung erschwert. Die Vorbezahlung aus eigener Tasche stößt oft auf Widerstand und macht die interne Abrechnung aufwendig.

b) Abrechnung direkt über das Unternehmen:

• Viele Hotels, besonders im Ausland, stellen ungern Rechnungen an unbekannte Unternehmen aus. Eine Kostenübernahmeerklärung und oft eine Kreditkartennummer sind erforderlich. Die Übermittlung muss dabei sicher PCI/DSS zertifiziert erfolgen (z.B. nicht per E-Mail).
• Häufige Kommunikationsprobleme im Hotel führen dazu, dass der Reisende dennoch zur Zahlung vor Ort aufgefordert wird.
• Die Buchhaltung wird durch viele Einzelrechnungen verschiedener Hotels zusätzlich belastet.

Unsere Lösung:

• Wir übernehmen die Hotelbuchung und Sie rechnen den Betrag - wie andere Reiseleistungen auch - mit uns ab. Das entlastet Ihre Buchhaltung.
• Dank unserer Zusammenarbeit mit internationalen Systemen erfolgt die Abrechnung effizient und Sie profitieren weltweit von attraktiven Hotelraten.
• Ein Ausweis der Mehrwertsteuer (MWST) ist bei dieser Abrechnung nicht möglich. Für innerdeutsche Übernachtungen bieten wir daher eine Tandem-Lösung gemeinsam mit unserem Partner HRS an. Hierbei wird über Ihren Airplus- oder American Express Account mit Ausweisung der MWST abgerechnet.
  

Bei Fragen oder individuellen Anforderungen stehen wir  Ihnen gerne zur Verfügung. Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung bei der Abwicklung von Hotelbuchungen und Kostenübernahmen für Geschäftsreisende.