Abrechnung von Hotelübernachtungen auf Geschäftsreisen

Ein wichtiges Thema mit denen wir tagtäglich zu tun haben ist die Abrechnung von Übernachtungen auf Geschäftsreisen. Grundsätzlich gibt es hier zwei Möglichkeiten:  

a) Der Reisende zahlt vor Ort

Sofern der Reisende mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet ist klappt das recht einfach.

Voraussetzung ist dass der Reisende eine korrekte Rechnung, ausgestellt auf das Unternehmen, vom Hotel mitbringt. Leider hapert es hier schon häufig daran, da das Check-Out vielfach nicht mehr persönlich an der Rezeption geschieht sondern per App oder auf sonstigem elektronischen Weg. 

Sofern das Hotel dann anschließend den Beleg ordentlich per Mail bereitstellt ist ja alles in Ordnung, leider driften hier aber Versprechen und Umsetzung häufig auseinander, auch bei großen globalen Hotelketten.

Des weiteren sind bei vielen Unternehmen nicht alle Reisende mit Firmenkreditkarte ausgestattet; Das Handling ist – gerade bei vielen und wechselnden Mitarbeiter – kaum möglich. Also muss der Reisende die Bezahlung der Hotelübernachtungen zunächst aus eigener Tasche vornehmen, was unserer Erfahrung nach bei vielen Mitarbeitern auf Widerstand stößt. Auch der anschließende interne Verrechnungsweg ist häufig sehr umständlich.

Daher wählen viele Unternehmen die Möglichkeit 
 
b) Abrechnung der Hotelübernachtungen per Rechnung an das Unternehmen
 
Das klingt einfach, ist es aber nicht. Hintergrund ist, dass kein Hotel im Ausland bereit ist, einfach eine Rechnung an ein ihnen unbekanntes Unternehmen in Deutschland zu schicken in der Hoffnung dass diese dann auch beglichen wird. Auch innerdeutsch ist das oft holprig. Es muss vor Anreise eine Kostenübernahme-Erklärung an das Hotel übersandt werden, am besten mit Kreditkartennummer. Bei der Übertragung müssen dann die geltenden PCI-DSS Maßnahmen eingehalten werden, so ist z.B. eine Übermittlung per E-Mail nicht möglich. 
 
In der Praxis kommt es dann auch häufig zu Kommunikationsproblemen innerhalb der Hotels, da der Rezeptionsmitarbeiter häufig über die Kostenübernahme nicht informiert ist und beim Gast nochmal kassieren möchte.
 
Auch kann der buchhalterische Aufwand immens sein, einzelne Rechnungen von immer unterschiedlichen Hotels zu verbuchen.
 
Die Lösung: Überlassen Sie es uns. Wir buchen die Zimmer und senden Ihnen die Rechnung zu.
 
Wir arbeiten mit mehreren international agierenden Systemen zusammen, die zum Teil nur uns als Geschäftsreisebüro zur Verfügung stehen. D.h. hier erfolgt eine B2B Abrechnung innerhalb der Reisebranche. Der Zahlungsfluss arbeitet hier nahezu 100-prozentig genau und Sie können sicher sein, auch eine sehr gute Hotelrate zu erhalten.
 
Einen Wehrmutstropfen gibt es allerdings: Wir können Ihnen nicht die MWST der Übernachtungen ausweisen, das ist steuerrechtlich nicht möglich. Wenn Sie viele innerdeutsche Übernachtungen buchen und den Ausweis der MWST benötigen so können so können wir auch eine Tandem-Lösung anbieten. 
 
In diesem Fall wickeln wir die innerdeutschen Reservierungen mit einem Partnerunternehmen für Sie ab. Dies funktioniert wie folgt:
 
- Sie schließen mit unserem Partnerunternehmen einen Vertrag ab (das vermitteln wir) und erklären sich mit der Gebührenstruktur dieses Unternehmens einverstanden.

- Sie hinterlegen Ihre Airplus-Abrechnungsnummer bei diesem Unternehmen. Das ist Grundvoraussetzung für diese Abrechnungsmethode.

 - Das Partnerunternehmen rechnet mit dem Hotel ab und anschließend mit Ihrem Airplus Account. Hierbei ist die MWST ausgewiesen.

Allerdings gibt es auch hier eine gewisse Fehleranfälligkeit, ein jährliches Mindestvolumen und die zusätzlichen Kosten des Prozesses müssen der MWST-Abzugsfähigkeit gegengerechnet werden.
 
Aus diesen Grund verzichten viele unserer Kunden auf den MWST-Ausweis, zumal dies in der Regel ja auch nur innerdeutsche Hotelübernachtungen betrifft.
 
Wenn Sie Fragen haben: Kontaktieren Sie uns. Wir kennen das Thema.

So wickeln wir in 2024 rund 5000 Hotelbuchungen inklusive Kostenübernahmen für unsere Geschäftsreisekunden ab.