Reiserichtlinien

In vielen kleineren und mittelständischen Unternehmen ist sie nicht vorhanden. Doch wenn das Reisevolumen wächst stellt sich irgendwann die Aufgabenstellung: Eine Reiserichtlinie muss eingeführt oder modifiziert werden.

Wir haben etliche Unternehmen bei diesem Prozess begleitet und unterstützen unsere Kunden gerne mit Rat und Tat rund um das Thema Reiserichtlinien.

Gerne stellen wir Ihnen auch eine Muster-Reiserichtlinie zur Verfügung, die Sie dann als Grundlage für Ihre eigene Firmenreiseregelung nutzen können.

Selbstverständlich sind wir auch umfassend über die Reiserichtlinien unserer Kunden informiert, so dass bei Reisebuchungen über uns deren Einhaltung gewährleistet ist.

Einige Eckpunkte einer Reiserichtlinie:                                 

Reisegenehmigungsverfahren

Bevor es auf Geschäftsreise geht, ist zunächst einmal innerbetrieblich zu klären, wer über die Durchführung einer Dienstreise entscheiden darf.

In den meisten Unternehmen setzt man hier Vertrauen in die Mitarbeiter und geht davon aus, dass alle geplanten Dienstreisen auch betrieblich notwendig und mit dem jeweiligen Vorgesetzen abgestimmt sind.

Es bleibt die Fragestellung, wer welche Höhe der Reisekosten genehmigen darf bzw. ab wann ein Reisekostenantrag mit entsprechendem Genehmigungsverfahren notwendig ist.

Hier werden in der Regel Beträge eingesetzt.

Beispiel:

  • Flugreisekosten innerhalb Deutschlands > 200 Euro
  • Flugreisekosten innerhalb Europas > 400 Euro
  • Generelle Flugreisen Interkontinental

Natürlich gibt es auch noch zahlreiche andere Parameter die angesetzt werden können.

Ein wichtiger Punkt ist auch der Zeitpunkt der Reisebuchung nach Bekanntwerden der Reisenotwendigkeit. Grundsätzlich gilt: Je früher gebucht wird (Flug, Bahn), desto günstiger sind in der Regel die Kosten.

(c) Reisebüro Frenzen GmbH. Keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben. Ein Kopieren dieses Textes, auch auszugsweise, ist ausdrücklich untersagt.

Beförderung bei Flugreisen

Ein wichtiger Punkt jeder Dienstreiseregelung ist die Fragestellung, welcher Mitarbeiter für welche Reise welche Beförderungsklasse nutzen darf. Dies spielt vor allen bei Langstreckenflüge eine große Rolle, da z.B. der Preis für einen Flug in der Businessklasse meistens um ein vielfaches teurer als die Economyklasse ist und die Reisekosten schnell in ungewollte Höhen schnellen lässt. Hier gilt es im Vorfeld eine saubere Lösung zu entwickeln.

Auf hier beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch umfassend.

Grob gerastert werden die folgenden Möglichkeiten am häufigsten eingesetzt:

  • Mitarbeiter ab einer gewissen Position sind berechtigt eine höherwertige Klasse zu fliegen

oder

  • Die Nutzung der Businessklasse wird an einen Reisezweck gebunden, z.B. Kundenbesuch

oder

  • Die Nutzung einer höherwertigen Klasse darf ab x Stunden Flugzeit erfolgen. (Hier muß die Wertung einer etwaigen Umstiegszeit genau berücksichtigt werden)

oder

  • Je nach wirtschaftlicher Situation des Unternehmens wird die Nutzung einer hochwertigeren Beförderungsklasse temporär geduldet oder nicht.

Vielfach existieren auch Kombinationen verschiedener Parameter; Wir beraten sie gerne umfassend.

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Weiterer Inhalt einer Reiserichtlinie

In den Reiseregelungen sind weitere Details festgelegt wie Reisespesen, Nutzung des privaten oder dienstlichen PKW, Kosten für Übernachtungen, Nutzung präferierter Leistungsträger wie Mietwagenfirmen und Fluggesellschaften, Verkehrsmittel im öffentlichen Nahverkehr und andere.

Unseren Kunden stellen wir gerne Muster-Reiserichtlinien zur Verfügung.

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