Abrechnung von Geschäftsreisen

Eines der häufigsten Themen, bei dem wir um Hilfe gebeten werden, ist der Komplex der Abrechnung von Reiseleistungen und Reisespesen. Gerne ein Bereich der Buchhaltung und Controlling "graue Haare" bereitet.

Wir werfen hier einen Blick auf den Bereich der Reiseleistungen. Die Reisekostenabrechnung ist eine weitere Fragestellung, die wir separat behandelt haben.

Häufig treffen wir eine oder mehrere der folgenden Fragestellungen an:

  • Es tauchen Abbuchungen für Reiseleistungen wie Flüge oder Bahnfahrkarten auf der Kreditkartenabrechnung auf, aber es fehlen Belege.
  • Es sind z.B. innerdeutsche Flüge oder Bahnfahrkarten gebucht, aber es gibt nirgendwo einen MWST-Ausweis und es ist nicht möglich Vorsteuer abzuziehen.
  • Ein Reisender bekommt Erstattung für eine Hotelübernachtung, kann aber keine buchhalterisch korrekt verwertbare Hotelrechnung beibringen.
  • Es ist kein durchgängiger Prozess vorhanden, der Transparenz und Nachvollziehbarkeit zulässt.

Für alle diese und weiteren Fragestellungen können wir Lösungen anbieten. Auf Grund der Komplexität des Themas hier nur einige grobe Ausführungen, die sich speziell auf die Abrechnung von Reiseleistungen beziehen.

Für weitergehende Informationen sprechen Sie uns bitte an. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer (0221) 160 12 - 35 (Leitung Geschäftsreisen).

Eine recht simple Methode der Abrechnung Herr zu werden ist einfach alle Reiseleistungen auf Rechnung von uns zu beziehen.

Der Besteller bucht seinen Flug, Hotel, DB-Fahrkarte oder Mietwagen über uns. Sie erhalten für alle diese Leistungen pro Reise jeweils eine Rechnung zur Überweisung, sie enthält buchhalterisch korrekt alle notwendigen Angaben. Bei Rückfragen erreichen Sie bei uns Ihren persönlichen Ansprechpartner.

Selbstverständlich können die Rechnungen nach Personalnummer, Kostenstellen, Projektnummer usw. zugesteuert werden.

Vorteile:

  • Transparente und buchhalterisch saubere Lösung.
  • Keine Kreditkartengebühr der Leistungsträger (Fluggesellschaften und DB)
  • Auch sehr gut anwendbar bei Unternehmen und Institutionen mit zahlreichen verschiedenen Rechnungsadressen (z.B. Holdings, Universitäten etc.).

Nachteile:

  • Rechnungsverwaltung bei einer hohen Anzahl von Reisebuchungen.
  • Wegen des hohen Verwaltungsaufwandes müssen wir für die Weiterbelastung von Hotel- sowie Mietwagenrechnungen eine zusätzliche Gebühr erheben.

Diese Möglichkeit bieten wir Unternehmen mit einem Creditreform-Bonitätsindex <300 an.

Die häufigste Abrechnungsform von Reiseleistungen ist die Kreditkarte. Hier muss man unterscheiden zwischen "gewöhnlichen" Kreditkarten wie Mastercard oder VISA sowie spezialisierten Corporate-Cards bzw. Abrechnungssystem wie American Express Corporate sowie AirPlus, dem Marktführer in Deutschland.

Während Mastercard und VISA in der Regel nur wenig aussagekräftige Daten überliefern können und somit buchhalterisch häufig keine Erleichterung darstellen, bietet z.B. AirPlus da deutlich mehr. Fast alle Reiseleistungen (Flug, DB, auch Hotels über unser eigenes Hotelportal sowie die großen Autovermieter) können über Airplus abgerechnet werden.

Vorteile:

  • Übersichtliche Rechnungsstellung mit weitgehenden Reiseinformationen (Reisender, gebuchte Strecken, Datum etc.) zum vereinbarten Abrechnungszyklus, z.B. 14-tägig.
  • Bei Buchung Miterfassung relevanter Daten wie Kostenstellen, die bei Rechnungsstellung übersichtlich selektiert sind.
  • Daten können in allen gängigen Datenformaten zur Verfügung gestellt und per Schnittstelle z.B. in SAP eingelesen werden.
  • MWST-Ausweis (wo anwendbar) auf der AirPlus Abrechnung.
  • Wir liefern bei jeder Buchung noch zusätzlich einen Beleg, der mit der Airplus-Abrechnung abgeglichen werden kann.

Nachteile:

  • Bei den Fluggesellschaften und der DB fallen in der Regel Kreditkartengebühren mit jeder Buchung an. 
  • Schwierig in der Umsetzung wenn es zahlreiche verschiedene Rechnungsstellen gibt wie z.B. bei Holdings. In diesem Fall muss für jede Gesellschaft eine eigene AirPlus Karte beantragt werden, was unübersichtlich werden kann.

Kontakt

Geschäftsreisen

Telefon:
(0221) 160 12 - 30

Montag - Freitag
08:00 - 18:00 Uhr

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