Workation oder Remoteworking - ein Erfahrungsbericht

Die Coronakrise hat es vorangetrieben: Alternative Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten / Homeoffice mussten von einem Tag auf den anderen ermöglicht und die technischen Lösungen schnellstmöglich entwickelt werden.

Dies hat auch eine Arbeitsform beflügelt, die es eigentlich schon vor Beginn der Krise gab, sich aber jetzt erst stärker verbreitet: Die Verbindung von Arbeit (work) und Urlaub (vacation), woraus die Wortkreation „Workation“ entstanden ist.

Worum geht’s?

Eine schöne Zeit in einer angenehmen Umgebung zu verbringen, die sowohl ein entspanntes Urlaubsumfeld bietet als auch die Möglichkeit gibt zu arbeiten. Also die Verlagerung des Office ins Ferienumfeld - und damit eine attraktive Aufwertung der Work-Life-Balance.

Der Autor dieses Artikels ist dafür im November/Dezember 2022 für drei Wochen nach Lanzarote gereist. Wir wollten herausfinden, wie es ist in der Sonne der Kanaren zu arbeiten: Ist das überhaupt möglich, spielt die Technik mit, wie fühlt sich das an, welche Hindernisse gibt es, ist man vielleicht zu sehr von der Arbeit abgelenkt?
Um es vorwegzunehmen: Es funktioniert.

Aber der Reihe nach:

Wer kann „Workation“ überhaupt machen?

Hier müssen zwei Faktoren passen:

• Es muss eine Arbeit sein, die generell ausschließlich mit PC bzw. Telefon als Hilfsmittel erledigt werden kann. Dies betrifft also alle Berufe, die ohnehin ein mobiles Arbeiten erlauben.
• Das familiäre Umfeld muss passen. Wer neben der Arbeit noch für die Familie sorgen muss, seien es Kinder oder Angehörige, wird dies kaum bewerkstelligen können - es sei denn, die Familie reist mit. Das gilt auch für anderweitige Verpflichtungen. Auch mit der Partnerin oder dem Partner muss das Ganze zusammenpassen, im Idealfall können beide im Urlaubsumfeld gemeinsam arbeiten.

Wie sieht es mit der Arbeitszeit aus?

Wir haben es so gemacht, dass wir 7 Werktage Urlaub auf 15 Werktage Aufenthalt verteilt haben, also ungefähr die Hälfte der Zeit „Urlaub gemacht“ und die andere Hälfte gearbeitet haben.  Eine solche Regelung ist sicherlich sinnvoll, denn kaum jemand wird wirklich jeden Tag volle 8 Stunden in der Urlaubsumgebung arbeiten wollen.

Ein Modell könnte also sein, dass man 50% Arbeitszeit und 50% Urlaubstage für die Dauer des „Workation“ vereinbart. Dies könnte dann auch in Form einer halbtägigen Arbeit über den gesamten Zeitraum bewerkstelligt werden. Wobei man die An- und Abreisetage im Auge behalten sollte: Diese sind natürlich als volle Urlaubstage zu nehmen.

Zu alledem muss natürlich vorab eine Abstimmung mit dem Arbeitgeber erfolgen und, ganz wichtig, sein Einverständnis einzuholen.

Was ist arbeitsrechtlich zu beachten?

Im Grunde ist es selbstverständlich, sei aber hier nochmals klar dargestellt: Der Arbeitgeber bezahlt natürlich nicht für Anreise und Unterkunft. Logisch eigentlich, denn es handelt sich ja immer noch um eine Urlaubsreise. 

Da arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Themen ein dünnes Eis sind, auf das wir uns hier nicht begeben möchten und können, sprechen wir hierzu keine konkreten Handlungsempfehlungen rechtlicher Art aus.

Klar ist, dass abgegrenzt werden muss, ob es nur ein Urlaub ist in dem auch gearbeitet wird, ob es sich um eine dauerhafte Entsendung oder einen dauerhaften Aufenthalt in einem anderen Land handelt - wo dann wohlmöglich auch das Steuerrecht greift.

Aus diesem Grund beschränken viele Arbeitgeber die Möglichkeit des Remoteworks auf maximal vier Wochen jährlich, was sicherlich eine vernünftige Lösung darstellt.

Dieser Blogbeitrag von CMS beispielsweise beschreibt anschaulich die verschiedenen Aspekte:
https://www.cmshs-bloggt.de/rechtsthemen/modernes-arbeiten/workation-sozialversicherungsrechtliche-aspekte/

Technik

Unsere gesamte Technik konnten wir in Form eines, vom Arbeitgeber gestellten, Laptops mitnehmen. Das Laptop hat den großen Vorteil, dass sämtliche wichtigen Peripheriegeräte wie der eigentliche Rechner, Bildschirm, Tastatur, gegebenenfalls Kamera für Videocalls etc. in einem kompakten Gerät vereint sind. In unserem Fall war dies das HP 250 G8 Laptop mit einem Intel Core I5 Prozessor und einer 512GB SSD Platte. Für unsere Zwecke ein absolut ausreichendes, zuverlässiges und günstiges Business-Laptop.

Unser Unternehmen ist technisch so aufgestellt, dass wir nur noch einen Internetanschluss und Strom benötigen, um zu arbeiten. Alle Anwendungen laufen ansonsten autonom. Eine intelligente Cloudlösung der betrieblichen Daten und vor allem auch die cloudbasierte Telefonanlage (in unserem Fall die „Hosted PBX“ Lösung von Netcologne mit der SWYX Software) machen es möglich.

Sicherheitshalber hatten wir auch einen VPN Tunnel „dabei“ um gegebenenfalls auf den Rechner im Büro zuzugreifen – das war aber während dieser Reise nicht notwendig.

Als Internetzugang war das im Hotel bereitgestellte W-Lan vollkommen ausreichend damit alle Anwendungen gut liefen. Natürlich sollte man eine Antivirensoftware installiert haben, die das Laptop bei offenen W-Lan - Netzen per VPN abschirmt, wie das z.B.  McAfee anbietet.  

Da wir uns nicht sicher sein konnten, dass das W-Lan Netz im Hotel jederzeit stabil und stark genug sein würde, hatten wir als Backup einen mobilen Wi-Fi Hotspot auf 4G Basis dabei, in unserem Beispiel war das der TPLINK M7350. Dieser mobile Hotspot stellt im Bedarfsfall über Mobilfunk ein W-Lan Netz zur Verfügung. Bei unserer Reise kam dies nur einmal zum Einsatz, als das Hotel W-Lan kurzzeitig ausfiel. 

Alternativ kann man in solchen Fällen natürlich einen Hotspot über das Mobiltelefon herstellen. Hierbei sei noch die App AIRALO erwähnt, mit deren Hilfe man günstige Datenpakete des jeweiligen Landes auf jene Mobiltelefone laden kann, die über eine verbaute E-Simkarte verfügen. Sehr praktisch, so kann man sicher sein, dass das Datenvolumen jederzeit ausreicht.

Unser Zubehör bestand aus einer Computer-Maus sowie einem Headset für die Telefonate und Videocalls. Da man sich nicht sicher sein kann, ob in der Unterkunft ausreichend Steckdosen in der Nähe sind hatten wir noch diesen praktischen kleinen Würfel dabei (keine bezahlte Werbung): https://www.amazon.de/gp/product/B09XQY3YR9, der uns gute Dienste geleistet hat.

Für diejenigen, die das Arbeiten mit 2 Bildschirmen gewohnt sind, besteht übrigens mittels der Software DUET DISPLAY die Möglichkeit ein IPAD als Zweitbildschirm zu nutzen. Wir haben es allerdings nicht ausprobiert da für uns ein Bildschirm reichte.

Unterkunft

Manche Hotels bieten mittlerweile „Workation“-Arrangements an. Dabei gehören zur Ausstattung der Hotelzimmer stabile Internetanschlüsse, Schreibtische oder große Tische sowie einige Goodies wie Kaffeemaschine oder Teekocher. Zudem gibt es in den Unterkünften oftmals noch die Möglichkeit Peripheriegeräte wie Drucker oder Monitore zu nutzen oder zu leihen.

Grundsätzlich finden wir es aber besser, wenn man in einem Apartment wohnt bei dem Wohn- (sprich Arbeits-) und Schlafraum räumlich voneinander getrennt sind. Man weiß auch nie so genau, welchen Platz ein Schreibtisch, der sich in einem normalen Hotelzimmer befindet, bietet.

Selbstverständlich muss ein entsprechender Tisch mit passendem Stuhl vorhanden sein, um gut arbeiten zu können. In unserem Fall war das der Küchentisch - das wird vielen sicherlich aus dem Homeoffice bekannt vorkommen.

Eine weitere Lösung sind Co-Working Spaces, die gerade bei Alleinreisenden sehr beliebt sind. In unserem Urlaubsort wurde so etwas aber nicht angeboten.

Wir haben uns hier einige passende Anlagen angeschaut und buchen die Reise gerne für Sie, bitte sprechen Sie uns an – wir beraten sie gerne ausführlich. 

Der Arbeitstag

Morgens nach dem Frühstück haben wir uns direkt an die Arbeit gemacht, was bei sommerlichen Temperaturen auch leicht fiel. Während in Deutschland der triste November Einzug hielt, war die Sonne auf den Kanaren tatsächlich so hell, dass wir teilweise die Vorhänge etwas schließen mussten, damit wir genug auf dem Bildschirm erkennen konnten – ein echtes Luxusproblem im Kontrast zu 5 Grad Celsius, Nieselregen und einem Sonnenuntergang um 16:15 Uhr in Deutschland.

Durch die ruhige, entspannte Atmosphäre rundherum konnten wir uns locker, aber fokussiert an die Arbeit machen. Das erledigte Arbeitspensum war hoch – vielleicht sogar höher als zu Hause. Denn wir fühlten uns nicht nur sehr wohl, sondern waren auch weder durch Haushaltspflichten, noch durch Einkäufe etc. abgelenkt. Die relaxte Wohlfühlumgebung stand im starken Kontrast zum sonst so hektischen und unruhigen Arbeitsplatz in der Kölner Innenstadt und half uns große Mengen an Aufgaben abzuarbeiten.

Die Mittagspause stellte für uns dann ein weiteres Highlight dar. Meist nutzten wir diese um im sehr schönen, in der Nähe befindlichen Hafen entspannt ein paar Tapas zu essen und die Sonne zu genießen – herrlich. Hier sollte man jedoch mindestens 2 Stunden einplanen, d.h. das weicht dann klar von den Gewohnheiten zu Hause ab. Das sollte man berücksichtigen, nicht umsonst gibt es in Spanien die „Siesta“. Wir haben jetzt verstanden warum 😉.

Die Zeitverschiebung zwischen den Kanaren und Deutschland beträgt eine Stunde. Man sollte jedoch tunlichst sein Laptop auf deutscher Zeit belassen und nicht auf die lokale Zeit umstellen – sonst könnte es Probleme bei der Einwahl in die Telefonanlage geben, deren deutscher Server mit der Rechnerzeit abgleicht. So ist auch sichergestellt, dass alle Termine korrekt nach deutscher Zeit im Kalender stehen (man muss nur daran denken, dass die eigene Zeitzone zurückliegt).

Am Nachmittag haben wir dann unsere Arbeit fortgesetzt. Arbeitsende war etwas früher als dies hier der Fall ist - was aber durch die Zeitverschiebung kein Problem darstellte.

Fazit

Wir müssen zugeben: Vorher waren wir skeptisch, ob eine derart „neumodische“ Form des Arbeitens funktioniert und fragten uns, ob die Urlaubsumgebung nicht doch eine Ablenkung darstellt und so ein ernsthaftes Arbeiten verhindert.

Da wir aus der Touristikbranche kommen sind wir das Reisen und andere Länder jedoch gewohnt und passen uns schnell an andere Gewohnheiten und Gepflogenheiten an.

Für uns hat das Arbeiten in südlicher Sonne hervorragend funktioniert und wir können die Kombination von Urlaub und Arbeitsalltag nur empfehlen. 👍

Legen Sie als Arbeitgeber Wert auf eine möglichst ausgeglichene Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter und gestatten das mobile Arbeiten am Urlaubsort? Dann sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie und Ihre Mitarbeiter gerne zu geeigneten Urlaubsorten, den entsprechenden Unterkünften und ansprechenden Lösungen – natürlich geben wir auch unsere eigenen Erfahrungen mit der technischen Umsetzung gerne an Sie weiter.

Vielleicht möchten Sie Ihren Mitarbeitern auch „workation“ als Incentive ermöglichen? Oder Sie gewähren einige Urlaubstage als Verlängerung einer ohnehin notwendigen Geschäftsreise?  (Hierbei müssen dann allerdings auf jeden Fall auch lohnsteuerrechtliche Aspekte berücksichtigt werden.) Dann buchen Sie bei uns auch an der richtigen Stelle. Als erfahrenes Geschäftsreisebüro stehen wir Ihrem Reisemanagement natürlich auch im Bereich Bleisure-Travel, der Kombination von Geschäftsreise und Urlaubsreise (Business – Leisure – Travel) zur Seite. Wenn gewünscht, erstellen wir selbstverständlich auch separate Abrechnungen getrennt nach „Privat“ und „Geschäftlich“.

Kontaktieren Sie uns einfach. Wir sprechen gemeinsam über die verschiedenen Aspekte und buchen für Sie die ideale Kombination von Arbeit und Urlaub – für Unternehmen und Reisende.